Consejos Prácticos y Herramientas para el Teletrabajo (lo que tienes que saber)

Debido a la expansión del coronavirus o Covid-19 en algunas comunidades de España como la de Madrid muchas personas se han visto obligadas a teletrabajar o se les ha recomendado realizar sus tareas laborales mediante el teletrabajo.

Esta modalidad de trabajo que desde siempre hemos practicado y defendido en Ahorradoras tiene múltiples ventajas pero también ciertos puntos a tener en cuenta para que, lo que aparentemente son beneficios, no terminen siendo inconvenientes.

En este artículo queremos compartir contigo los consejos fruto de nuestra propia experiencia tras más de 10 años ganándonos el pan desde casa, tanto nosotros como todo nuestro equipo quien, de manera remota y desde distintas conunidades españolas, se conecta a diario y realiza su trabajo mediante las distintas herramientas que hoy también queremos compartir.

Maria Pilar Amela Gasulla (Mapi). Emprendedora. Fundadora y CEO Ahorradoras.comEsperamos que te sea útil si te has visto de la noche a la mañana en la situación de dar un giro de 180 grados a tu sistema de trabajo. Si, además, con varias de nosotras, estás conciliando con peques en casa, estos consejos te serán de ayuda.

Te agradecemos compartas el post con personas que estén en esta situación. Aunque hoy esto no trata de ahorro directamente, sí aporta un buen ahorro de dinero y tiempo en desplazamientos. Si no tuviera tantas ventajas (bien llevado, eso sí), no lo recomendaríamos y practicaríamos tanto.

Déjanos tus comentarios o dudas al pie.

Ventajas del teletrabajo (por nuestra experiencia)

Estas son las ventajas que nosotros le encontramos a la modalidad de teletrabajo. Seguro que nos dejamos alguna que iremos añadiendo.

  • Ahorro de muchas horas al año en desplazamientos. Nuestra redactora en Madrid, Elena, ahorra dos horas diarias en desplazamientos. Su desplazamiento ahora mismo es de la habitación al área de trabajo en su comedor. Nosotros esta diferencia la notamos menos al vivir en Vinaròs, una población de Castellón bastante más pequeña.

 

  • Ahorro en gasolina, gasoil, tickets de medios de transporte, parking. Si hacemos los cálculos el ahorro mensual y sobre todo anual de dinero en desplazamientos es muy grande.

 

  • Ahorro en vestimenta (pero sigue leyendo porque más abajo te cuento algo…): gastas menos en suela de calzado, abrigos, chaquetas,…

 

  • Ahorro en comidas fuera de casa.

 

  • Ganas tiempo que dedicar a otras cosas (de esto también te diré algo más abajo).

 

  • Si la empresa te lo permite puedes tener un horario flexible, en un momento dado ir a ver la actuación de los niños en el cole o vivir otros momentos de la infancia de nuestros peques y mayores que de otra forma probablemente se te escaparían.

 

  • Concilias mucho mejor (ojo, con límites, marca tu territorio y horario para no terminar siendo multitarea y agotarte, a mí me ha pasado en varias ocasiones). Ojito con esto porque parece que quien trabaja desde casa no está trabajando, aquí tenemos una gran labor educativa que realizar hasta que el teletrabajo se empiece a entender.

 

  • Mayor facilidad para permanecer al margen de conversaciones no productivas o chismes. Esto me lo comentó una compañera, es mucho más productiva al estar centrada 100% en el trabajo, en su trabajo anterior se creaban círculos de compañeros entre los que había críticas que ella no consideraba adecuadas de asuntos ajenos al entorno profesional.

¿Conoces la técnica del pomodoro?: Saber más de esta técnica de administración del tiempo.

Desventajas del teletrabajo

 

  • Se corre el riesgo de aislarse.
  • Falta de comprensión por parte del entorno de manera que hay que educarles para que respeten tu horario y espacio. No escatimes en esta lucha, es muy necesaria y valdrá la pena.
  • Riesgo de trabajar demasiado poco o dedicar demasiado tiempo al trabajo (consejos abajo).

 

Consejos para el teletrabajo (tras más de 10 años de experiencia)

 

  • Tienes que “obligarte” a socializar (con la situación actual de coronavirus puedes hacerlo mediante internet (skype, mesenger, whatsapp, mails…) o llamadas. Cuando todo lo permita, relaciónate en persona. El teletrabajo está muy bien pero corremos un alto riesgo de aislarnos, te lo digo por experiencia. Puedes llegar a cerrarte tanto y enfocarte tanto en el trabajo que olvidas las relaciones personales sin darte cuenta, y son necesarias, créeme.

 

  • Márcate un horario: algunas personas no encuentran la hora de ponerse al ordenador pues se dispersan en otras cosas. Otras, nos cuesta dejarlo, al tener tan a mano el puesto de trabajo, tendemos a trabajar demasiado. Ninguna de las dos es saludable, busca un equilibrio.

 

  • Destina una parte de tu casa exclusivamente para trabajar. Al principio prueba en varios lugares hasta que encuentres en el que te sientes mejor. Recuerda: bien iluminado, buena temperatura y, si te apetece, con objetos decorativos o frases que te inspiren. Yo en estos años he ido cambiando a medida que cambiaban las necesidades familiares y yo misma. Antes tenía una habitación de casa como oficina, con mi marido, ahora una zona del comedor con plantas y buena señal de internet. Ahora estoy sola y el está en otro lugar, aunque también es cierto que muchos días salgo a trabajar a la playa o cualquier parque, me inspiro mucho más.

Con el paso de los años me di cuenta de que necesitaba mi espacio, estar sola y, para asuntos de trabajo, comunicarnos mediante herramientas online como con el resto del equipo que está en otras ciudades y con una reunión semanal.

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  • Vístete como si te fueras a trabajar fuera (o casi). En la sección de las ventajas te decía que ahorrábamos en vestimenta pero que tampoco signifique que vas a trabajar en pijama. Tienes que saber que cuentas con la libertad de hacerlo si un día te apetece (antes no lo podías hacer) pero yo te recomiendo que no lo hagas por costumbre. Tenemos que educar al entorno para que sepa que no nos puede interrumpir, que estamos trabajando, como si estuviéramos en una oficina y, para ello, nosotros debemos ser los primeros que lo sintamos así. Por experiencia, los días que me visto y peino y me doy un poco de maquillaje, tengo otra actitud. Si ponerte tacones te hace sentirte más segura, ¡hazlo! Si lo que te “poder” es una prend en concreto, ¡hazlo! Sólo tú sabes qué te hace sentir mejor. El pijama es muy cómodo pero no ayuda en la actitud comenzar un día de trabajo profesional. Pruébalo si quieres y cuéntame.

 

  • Crea rutinas y respétalas: levántate cinco minutos cada hora, no te olvides de cuidarte y almorzar, mejor si lo haces separada del ordenador aprovechando uno de esos momentos. La de abajo es de hace unos años, que vieron que no lo hacía y me lo acercaron ;-).

teletrabajoHerramientas que usamos para teletrabajar (algunas de ellas gratuitas)

Las herramientas o aplicaciones para teletrabajar las suministramos las empresas por lo que si son o no de pago es algo indiferente para ti si eres la persona empleada.

Estas son algunas de las herramientas de teletrabajo que nosotros usamos y, por tanto, recomendamos. Tienes más info sobre ésto en la sección “Qué utilizamos”.

 

  • Redbooth: es nuestra plataforma virtual de trabajo, donde gestionamos los distintos proyectos y tareas dentro de estos, actualizamos el estado, les ponemos fecha, controlamos si están o no realizados, el tiempo que ha llevado cada uno… Hace las funciones de oficina en remoto. La usamos desde que se llamaba Teambox, para nosotros es fundamental pero hay otras alternativas que, la verdad, no hemos probado por comodidad pero que tienen buenas referencias: Asana, Trello, Slack.

 

  • Todoist: el gestor de tareas que usamos mi socio y yo para nuestras propias tareas fuera del equipo. Ahí puedes distinguir tareas profesionales, familiares, personales…. las opciones son muchas y también puede sordenar por etiqueta o prioridades. Lo que más me gusta es que puedes crear tareas recurrentes y recordatorios y así estás tranquila de que no se te olvida nada.

 

  • Zendesk: el centro de gestión de comentarios y mensajes de redes sociales aunque también te sirve de CRM para que todas las peticiones de tus clientes estén atendidas. Tiene muchas funciones, nosotros usamos una parte muy pequeñita, para centralizar todo el movimiento de las redes sociale sy poder dar respuesta cuando corresponda. Ahora, si solo lo quieres para eso, Creator Studio de Facebook lo puede sustituir, siempre y cuando las redes sociales que quieras atender sen las propias: Facebook e Instagram.

 

  • Mindmeinster: herramienta para mapas mentales, imprescindible para mi a la hora de plasmar ideas que desarrollar o hacerme resúmenes. Para trabajar en equipo también tiene una versión donde tú especificas en el mapa mental quién se encargará de qué dentro de un proyecto y se les asigna la tarea con fechas, archivos adjuntos, etc… Yo lo uso una barbaridad, también en el ámbito personal, para planificar tareas como cocinar, limpiar, organizar viajes…. puedes añadir enlaces, imágenes…. Te lo recomiendo a tope. Hay versión gratuita. Yo le saco tanto partido que tengo la de pago pero seguro que puedes hacer muchas cosas con la free.

 

 

  • Fiverr: plataforma de profesionales que teletrabajan desde cualquier lugar del mundo. Esto te puede venir bien en dos sentidos: en un momento dado, si quieres ofrecer tus servicios y sacarte un extra fuera de las horas de trabajo estipuladas con tu empresa y, por otra parte, si necesitas contratar algún trabajo puntual de algo que no domines tanto: diseño, programación, fotografía…. Me ha venido bien cuando necesitaba trabajos que tener terminados cuando me levantara el día siguiente, al trabajar personas de todo el mundo mientras yo dormía para ellos era horario de trabajo. Además, como te la plataforma te hace factura puedes desgravar el gasto si tienes una empresa.

 

  • Zapier: herramienta brutal para automatizar procesos (mira también Ifttt). Múltiples opciones de flujos automatizados, lo mejor es que entres a mirarlo porque puedo ponerte un ejemplo pero quedarse corto. Bien configurado (y siempre y cuando de verdad lo necesites y no lo hagas por hacer) te puede ahorrar horas y horas de trabajo.

 

  • Evernote: seguro que lo conoces,  te ayuda a guardar y clasificar capturas de imagen, webs, voz, buscar entre todos tus archivos una palabra en concreto… para tareas de documentarse es de gran ayuda y accesible desde web y app.

 

  • Streak: CRM para Gmail: seguimiento de pedidos, fases de éste, …

 

  • Google Drive, Skype, Hangouts… que ya son más conocidos y usados.

Estas son las herramientas que nos facilitan el teletrabajo, algunas cuestan dinero pero algo simbólico para la libertad que aportan.

Algunos enlaces los he puesto de afiliado, muy pocos. Los que no, lástima porque les estoy haciendo propaganda gratuita pero ¡qué le vamos a hacer! Lo que quería es ayudarte en el proceso de adaptación al teletrabajo tanto si estás en la parte trabajadora como en la de propietaria de la empresa así que no podía dejar de compartir todo aquello que a nosotros nos ayuda día tras día.

Gracias por compartir este artículo y dejarnos tus comentarios. Espero que te sea muy útil y, sobre todo, de corazón, que disfrutes con esta nueva experiencia que ha venido de repente y por este motivo, tienes razón, pero quien sabe si no ayudará a crear una nueva mentalidad de trabajo que nos aporte algo positivo…

El tiempo lo dirá, nosotras sin duda, ya no lo cambiaríamos por nada (teniendo en cuenta los consejos que te he contado arriba, eso sí).

Gracias por leerme.

Mapi

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